طلب الشراء Purchase Order

جدول المحتويات

ما هو طلب الشراء Purchase Order؟

طلب الشراء Purchase Order هو عبارة عن وثيقة رسمية تصدر من أي مكان يقوم ببيع منتجات أو خدمات كالشركة أو المتجر أو المحلات التجارية وغيرها. ويُثبت بهذا الطلب المنتجات أو الخدمات التي يقوم المشتري بطلبها أو شرائها، ويضمن قيمة وكمية المنتجات الراغب في الحصول عليها ولا يقوم بدفع قيمة تلك المشتريات إلا عند استلامها، وهي وسيلة ضمان للبائع والمشتري.

كما يتضمن طلب الشراء دائمًا رقم خاص بكل طلب حتى يسمح لكل من البائع والمشتري من تتبع عملية الشراء من بدايتها وحتى تسليم المشتري ما قام بطلبه ودفع مقابله. ويتضمن في بعض الأحيان القيام بالشراء بشكل مستمر حتى الوصول لحد معين وهو ما يسمى بطلب الشراء الشامل.

ما هي محتويات طلب الشراء Purchase Order؟

يحتوي أي طلب شراء على العديد من العناصر من أهمها ما يلي:

  1. كمية المشتريات.
  2. المنتجات التي تم شرائها أو الخدمات المطلوبة.
  3. الكود الخاص بالمنتج أو الاسم التجاري الخاص بتلك المنتجات أو رقم المنتج.
  4. سعر المنتج للقطعة.
  5. تاريخ تسليم الطلب.
  6. تحديد المكان الخاص بتسليم الطلب.
  7. العنوان الخاص بالفاتورة.
  8. شروط الدفع الخاصة بالطلب سواء كان ذلك عند التسليم أو بعد 30 يوم.

كيف يتم استخدام طلب الشراء؟

الهدف من أي طلب شراء هو تسهيل عملية الشراء بين المشتري والبائع على النحو التالي:

  1. يقوم المشتري بطلب بعض من المنتجات أو الخدمات الخاصة به أو بأعماله.
  2. تقوم الشركة بإصدار طلب شراء للبائع وفي معظم الأوقات تتم تلك العملية إلكترونيًا عن طريق استخدام نموذج خاص بطلب الشراء.
  3. يقوم البائع بعد ذلك باستلام الطلب من الشركة والتأكد من وجود كل المنتجات وتوافرها بالشركة.
  4. في حالة عدم توافر المنتجات المطلوبة بطلب الشراء يقوم البائع بإبلاغ المشتري وإلغاء طلب الشراء.
  5. في حالة توافر المنتجات المطلوبة بأمر الشراء يقوم البائع بطلبها من المخزن.
  6. يتم بعد ذلك تسليم الطلب عن طريق الرقم الخاص بأمر الشراء حتى يتمكن المشتري من معرفة أي طلب تم القيام بتسليمه.
  7. يقوم البائع بعمل فاتورة خاصة بنفس طلب الشراء ورقمه ومطابقته بنفس المنتجات المذكورة به وذلك لضمان سهولة عملية التسليم.
  8. و أخيرًا يقوم المشتري بدفع قيمة الفاتورة طبقًا لشروط الدفع المذكورة على طلب الشراء.

ما هي الإيجابيات والسلبيات الخاصة بطلبات الشراء؟

تقوم الشركات باستخدام طلبات الشراء الخاصة بعمليات البيع و ذلك نظرًا للعديد من الأسباب من أهمها ما يلي:

  1. القيام بتنظيم عملية الشراء بين كل من إدارة المخازن والإدارة المالية.
  2. التمكن من القيام بوضع ميزانية جيدة، حيث يساعد ذلك في توفير المال الخاص بتوفير المنتجات قبل القيام بإصدار طلبات الشراء.
  3. تساعد طلبات الشراء في سهولة وتيسير عملية تسليم المنتجات عن طريق جدولتها لحين قيام المشتري بطلب استلامها.

أما بالنسبة للسلبيات فهي كما يلي:

  1. تعمل على زيادة القيام بالأعمال الورقية والتي تكون غير ضرورية في بعض الأحيان وذلك في حالة طلبات الشراء الصغيرة.
  2. وإذا نظرنا لها من وجهة النظر المالية فان القيام بالشراء عن طريق استخدام الكروت البنكية المختلفة يمكن أن يضمن نفس الهدف.

لمعرفة المزيد يمكنك متابعة مدونة التجارة الإلكترونية من اكسباند كارت الغنية بالمعرفة وكل جديد بالمجال، كما يمكنك اكتشاف المزيد من المصطلحات المعروفة والغير معروفة بمجال التجارة الإلكترونية والتسويق والتكنولوجيا الحديثة من خلال موسوعة اكسباند كارت.